Elke offerte lijkt op papier een simpele vraag, maar in de praktijk is het een race tegen de klok. Een aanvraag met veel onderdelen, een klant die snelheid verwacht en een werkvoorbereiding die geen ruimte heeft voor extra handelingen. Dan merk je hoe snel dubbel werk ontstaat, omdat dezelfde informatie meerdere keren moet worden ingevoerd. Dat is frustrerend, foutgevoelig en het remt je doorlooptijd, terwijl je juist tempo wilt maken. In deze blog lees je hoe AESC en Supplydrive dit met behulp van slimme koppelingen automatiseren.
Supplydrive in het kort
Supplydrive helpt metaalbedrijven om die handmatige stappen weg te nemen door software slim met elkaar te verbinden. Zij bouwen integraties tussen software in de maakindustrie zodat data automatisch doorstroomt. In het eerdere interview met eigenaar Eric Bakker vertelde hij hoe de koppeling tussen Calculate van AESC en MKG ERP ontstond en waarom die integratie zo veel tijd scheelt. In dit artikel kijken we door de ogen van Sjoerd Kempe, Manager Operations van Supplydrive naar wat er op de werkvloer gebeurt en wat hij bij klanten ziet gebeuren zodra je calculatie en ERP goed op elkaar laat aansluiten.
Sjoerd werkt al ruim zes jaar bij Supplydrive en hij begeleidt projecten bij klanten. Daardoor ziet hij precies waar het dagelijks wringt in calculatie, werkvoorbereiding en ERP.
Handmatig invoeren is de grootste rem
Als Sjoerd bij een metaalbedrijf binnenkomt, hoort hij steeds dezelfde uitdaging.
“De grootste tijdvreter is dat er nog altijd heel veel gegevens opnieuw ingevoerd moeten worden.”
Hij ziet daarbij twee typen bedrijven. Bedrijven die heel veel kleine losse onderdelen maken en daardoor eindeloos veel data moeten invoeren. En bedrijven die complexe samenstellingen maken en vooral veel samenhangende informatie moeten vastleggen. Sjoerd zegt het heel helder.
“Linksom of rechtsom moeten ze gewoon heel veel data invoeren.”
Klanten verwachten sneller een offerte, terwijl je juist minder tijd hebt om alles dubbel te doen. Daarom wordt het beperken van handmatige invoer volgens Sjoerd alleen maar belangrijker. De markt duwt je die kant op.
Welke informatie je echt wilt doorzetten naar ERP
Een goede overdracht gaat verder dan alleen een prijs en een aantal, legt Sjoerd uit. Je wilt ook de structuur van wat je gaat maken kunnen meenemen, zodat je in het ERP direct verder kunt.
Hij noemt het eindproduct en de onderliggende materialen die daarbij horen zoals plaat, buis en koker. Je legt vast of het om een samenstelling gaat en hoe die samenstelling in elkaar zit, zodat duidelijk is welke onderdelen onder welk eindproduct vallen. Daar koppel je de bewerkingen aan en ook eventuele uitbestedingen. Daarna komt de kern. De relaties tussen onderdelen, dus wat hoort bij wat.
Om dat beeldend te maken gebruikt hij het voorbeeld van een tafel. Die tafel is het eindproduct en die bestaat uit poten en een blad. Pas samen vormen ze één geheel. Precies die structuur wil je ook in het ERP terugzien, zodat je niet opnieuw een stuklijst en relaties hoeft op te bouwen, maar direct verder kunt in je proces met dezelfde logica als in de calculatie.
Daarbij is er wel een basis die vrijwel iedereen nodig heeft, maar de inrichting moet passen bij hoe jij werkt, het moet aansluiten op de huidige interne processen.
“Een one size fits all die past uiteindelijk niemand in dit soort situaties, een metaalbedrijf vraag altijd om een maatwerk aanpak.”
Verschillende typen klanten met een andere aanpak
Sjoerd ziet dat de aanpak per klant moet passen. Niet alleen door het type werk, maar ook door wie het proces draagt.
Er zijn bedrijven met veel losse onderdelen. Daar zit de winst vooral in het automatisch verwerken van grote aantallen regels, zonder knip- en plakwerk en zonder dubbele invoer.
Er zijn bedrijven met samenstellingen en complexe artikelen. Daar draait het om het correct doorzetten van de volledige opbouw en alle samenhang, zodat werkvoorbereiding en ERP dezelfde structuur gebruiken.
En er zijn bedrijven waar de eigenaar zelf meedoet tegenover bedrijven met een aangewezen procesverantwoordelijke. In het eerste geval wil de eigenaar vaak direct zien wat er gebeurt in Calculate en het ERP-systeem. In het tweede geval ligt het bij iemand intern of extern die stuurt op resultaat en borging.
Wat Sjoerd daaruit meeneemt is dat je afspraken over rollen en controlepunten vanaf het begin helder hebt, daarmee voorkom je teleurstelling en blijft het project beheersbaar.
De grootste uitdagingen die Sjoerd in de markt herkent
Personeelstekort en tijdsdruk
Sjoerd verwacht dat de komende jaren bij veel bedrijven één of twee mensen wegvallen door pensionering of doorstroom, terwijl het werk doorgaat. Dan is dubbel werk simpelweg niet meer houdbaar.
“Je zult met steeds minder mensen minimaal hetzelfde werk of meer moeten gaan doen en dan wil je geen werk dubbel uitvoeren.
Hij legt ook uit wat dat betekent op de werkvloer.
“Puur data die er al is overtypen in andere systemen, dat is geen waarde toevoegen.”
Stamdata die niet op orde is
De grootste bottleneck in projecten is volgens Sjoerd bijna altijd stamdata. Hij ziet klanten die materialen en artikelen op verschillende manieren benoemen, terwijl ze hetzelfde bedoelen.
Sjoerd maakt het heel concreet met een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk.
“Jantje bestelt en die noemt het RVS 304. Pietje bestelt en die noemt het alleen maar RVS. Maar toch willen ze dezelfde grondstof binnenkrijgen.”
Zonder standaardisatie kun je wel koppelen, maar haal je nooit de maximale winst en blijft er te veel handwerk over.
Verwachtingen over doorlooptijd
Supplydrive maakt klanten bewust van de volgorde. Eerst moet de stamdata kloppen, want anders automatiseer je vooral ruis en dan blijft het corrigeren. Daarom begint een traject vaak met opschonen en standaardiseren van artikelen, materialen en bewerkingen. Dat kost aandacht, maar het is een investering die het proces daarna juist stabiel maakt.
“Goede stamdata is geen bijzaak maar het startpunt. Als dat klopt, kun je digitaliseren met vertrouwen en dan pak je de winst sneller en kun je ook makkelijker opschalen.”
Zodra die basis staat, gaat het snel. Dan wordt de doorlooptijd van calculatie naar ERP korter, dan daalt het aantal fouten en dan wordt het werk minder afhankelijk van wie er achter het scherm zit. Op de lange termijn levert diezelfde stamdata nog meer op, want je kunt uitbreiden met extra automatisering en koppelingen zonder dat je opnieuw vanaf nul begint.
Een samenwerking die waarde toevoegt
De kracht van de samenwerking tussen Supplydrive en AESC zit in de combinatie van rollen. AESC levert de software oplossingen waarmee je je processen in engineering, calculatie, werkvoorbereiding en productie slimmer en consistenter maakt, en we zorgen met inrichting en training dat je team er dagelijks mee kan werken. Supplydrive zorgt dat jouw bestaande systemen en nieuwe software elkaar begrijpen, zodat data netjes en betrouwbaar doorstroomt tussen bijvoorbeeld calculatie, CAM, ERP en planning. Daardoor hoef je informatie niet opnieuw in te voeren, blijven versies en artikelen kloppen en kun je sneller van aanvraag naar order en uiteindelijk naar een stabiele productieflow.
Die samenwerking levert vooral rust op. Je hoeft niet zelf te puzzelen met techniek, koppelingen en uitzonderingen. Je krijgt een totaaloplossing die past bij jouw proces en die beheerd wordt zodat het ook blijft werken.
Klaar om sneller te offreren zonder extra gedoe?
Als je merkt dat offertes blijven liggen omdat gegevens steeds opnieuw ingevoerd moeten worden, dan is dit het moment om het slimmer te organiseren. Met de juiste software oplossingen in een strakke keten en met Supplydrive als stabiele integratielaag maak je het werk sneller en betrouwbaarder. En met training en begeleiding van AESC zorg je dat je mensen het ook echt blijven gebruiken zoals bedoeld.
Wil je zien hoe dit bij jouw bedrijf past, neem contact met ons op. Dan plannen we een demo en lopen we samen door jouw proces zodat je direct ziet waar je tijd wint en waar je de meeste rust terugkrijgt.
